Totalleveranse til Advokatfirmaet Lag, med fleksibilitet, kvalitet og datasikkerhet i høysetet

Nyetablerte Advokatfirmaet LAG hadde i 2021 behov for et bredt spekter av tjenester innen IT, AV, print og scann, kaffemaskiner og interiør med brukte møbler. Prosjektet ble dermed en totalleveranse fra oss i Lindbak.

Advokatfirmaet LAG ble etablert våren 2021, består av 11 ansatte og holder til i Trondheim. Som nyoppstartet firma skulle LAG tilbringe det første året i midlertidige lokaler, og med ambisjoner om å vokse var det også viktig at de ulike leveransene fra oss var skalerbare.

Med fagområder som tvisteløsning og prosedyre, selskapsrett og transaksjoner, arbeidsrett og compliance, og bygg og enterprise, håndterer advokatene i LAG mye sensitiv informasjon på mange enheter og flater.

Siden Advokatfirmaet LAG skulle tilbringe det første driftsåret i midlertidige lokaler, ønsket de å leie interiør, og primært da brukte møbler. 

- Prosessen i de midlertidige lokalene var veldig smidig. Vi hadde behov for å komme raskt på plass, og vi fikk da tilbud om å leie møbler fra bruktlageret hos Lindbak. Vi fikk da et bærekraftsperspektiv på det som vi hadde veldig sans for i og med at vi ikke trengte å kjøpe mye møbler før vi fikk tenkt oss nøye om hva behovet var, sier partner og daglig leder Jon Oppedal Vale. 

- Vi gjorde jo en veldig grundig prosess da vi skulle flytte inn i de nye lokale lokalene, da vi visste hva vi trengte av både møbler og utstyr, og der var det veldig bra med Lindbak som var en totalleverandør av alt vi egentlig trengte. De hjalp oss med praktiske løsninger på som vi kanskje ellers ikke ville tenkt på når vi ikke har gjort det her før, og de leverte da alt fra IT-utstyr, service, møbler, AV, kopi og kaffe, sier kontorleder Lisa Enga Rønsberg, som var prosjektleder og ansvarlig for innkjøpsprosessene.

Smidig flytteprosess

Selve flytteprosessen har vært veldig god og smidig. IT-løsningen hadde vel en nedetid på bare to timer på nettet vårt fra midlertidig lokale til det var oppe i nytt lokale, og i mellomtiden hadde infrastrukturgjengen til Lindbak flyttet alt av utstyr opp slik at vi kunne ta frem PCene, så vi var i gang med en gang og kunne plugge inn PCene og jobbe med en gang.

Også på møtesiden hadde Advokatfirmaet LAG behov for gode løsninger. Med mye møtevirksomhet via nett på grunn av koronaen i starten, og også rettsaker via Teams, måtte LAG utstyres med et stabilt konferansesystem. Her valgte vi systemet Barco, som gir trådløs oppkobling med rask oppetid, og tilhørende høyttalere og kamera med mikrofon.

LAG ønsket en visuelt tiltalende kaffemaskin som skulle stå i entreen, både for besøkende og til eget bruk. I tillegg ønsket de sen kaffetrakter på kjøkkenet, for å ha muligheten til større og hurtigere serveringer til møter. I løpet av kartleggingssamtalene kom det også avdekt et behov for kaldt vann med kullsyre, og dermed leverte ble også vanndispenser en del av leveransen.

– På slike prosjekter gjelder det alltid å finne riktig løsning for kunden, og sikre at utstyr blir levert til riktig tid, forteller Roberth Ferstad, som er salgskonsulent på kaffe- og vannløsninger i Lindbak.

Siden leveransen skjedde under koronarestriksjoner, kunne vi ikke gjennomføre smakstester og demonstrasjon av maskinene, slik vi vanligvis gjør. Kaffetype ble valgt på grunnlag av andre kunders tilbakemelding og egen vurdering.

– All vår kaffe er sertifisert og sporbar med tanke på bærekraft og miljø. Vi tilbyr serviceavtaler hvor vi kommer jevnlig på besøk for å se til at utstyret er i topp stand og levere nok ingredienser til neste besøk. Det gjør at kunden slipper å tenke på bestilling, avslutter Ferstad.

Utstyret vi leverte er ECBC-godkjent (European Coffee Brewing Centre) og har miljøsertifisert energiforbruk.

Med håndtering av sensitiv informasjon, har LAG også et stort ansvar for å oppbevare dokumenter på en trygg og ansvarsfull måte. Derfor var Sikkerhetspakken fra Lindbak en viktig del av det vi leverte.

I sikkerhetspakken ligger muligheten til å kryptere innhold på harddisken, og å slette dokumenter på en sikker måte. Dermed kan ikke slettede dokumenter gjenopprettes av uvedkommende, noe som ellers er en forholdsvis enkel øvelse for de med riktig kompetanse. Nettverkstrafikken krypteres også, slik at informasjon som utveksles ikke kan leses av uvedkommende. En nettleserbeskyttelse overvåker kontinuerlig trafikken på hver enkelt PC. Med det fanger vi opp mistenkelig aktivitet på nettet og nettsteder med hull i sikkerheten.

I denne pakken inngår også en sikkerhetsrapport som utarbeides fire ganger per år. Her kartlegger vi alt fra de ansattes rutiner til nettverk og passord. Vi kjører også simulerte dataangrep som vil avdekke eventuelle sikkerhetshull. Alt dette gjør vi med forebyggende fortegn, med mål om å være i forkant av eventuelle problemer som kan oppstå.

Tradisjonelt sett blir en betydelig andel av dokumenters om skrives ut, liggende på printeren uten å bli hentet. I verste fall hentes dokumentene av feil person, og dermed kan sensitiv kundeinformasjon kommer på avveie eller havne i feil hender. For et advokatfirma som LAG er det svært viktig med en god ordning for sikker print, og derfor valgte vi den skybaserte løsningen MyQ.

– Med vår tjeneste dokumentflyt blir dokumentet som skal skrives ut, sendt til en skybasert server, i kryptert format. Den ansatte må da identifisere seg fysisk på printeren, for å få skrevet ut dokumentet. Dermed eliminerer vi muligheten for at dokumenter for eksempel sendes til feil printerenhet, eller skrives ut og glemmes, forteller Tor Ole Bjørkum, som er teamleder innen teknologi, kopi og AV i Lindbak.

Med personlige utskrifter holdes også forbruket av papir nede på et minimum – en gevinst som kommer miljøet til gode, og som våre miljøbevisste kunder setter stor pris på.

Også når det gjelder scanning av dokumenter, leverer vi sikre løsninger. Mekanismen her er mye den samme, i form av at hver ansatt må logge seg inn personlig før scanneren kan tas i bruk. Dokumentet som scannes sendes så automatisk til riktig personlig e-post, i kryptert format.