Den nye normalen på “kontoret”

Året 2020 endret arbeidsvanene for mange, hvor hjemmekontoret ble den nye normalen. Hvordan vil arbeidslivet se ut i årene framover, når pandemien har lagt seg?

Ekspertene kaller det en “hybridmodell”, når de skal beskrive situasjonen for fremtidens arbeidsplass. Før mars 2020 var hjemmekontor og andre former for fjernarbeid fremmed for mange, og kanskje til og med sett litt ned på. Ettertida har imidlertid vist at en rekke arbeidstakere kan utføre arbeidsoppgavene sine utenfor kontoret uten at produktiviteten faller. Når slike strukturelle og kulturelle barrierer først er brutt, er det liten grunn til å tro at de reverseres.

Når noen forteller at de har vært “på jobb”, vil ikke dette ikke nødvendigvis bety at de har forflyttet seg fysisk til et kontor, men at de ganske enkelt har utført arbeidsoppgavene sine.

Den nye normalen krever endringer

Grupper som i stor grad har kunnet utføre arbeidsoppgavene sine mer eller mindre som før, er de som jobber innen blant annet bank og forsikring, ulike servicefunksjoner, IT og telekommunikasjon, utdanning, markedsføring og andre kreative yrker, og lignende funksjoner i både privat og offentlig sektor.

For mange av disse har “kontoret” vært ensbetydende med kjøkkenbordet eller det faktiske kontoret hjemme, for de har som har hatt dette.

Selv om mange har blitt vant til å fjernjobbe (remote work) hjemme, på hytta eller andre steder, har det likevel hatt et preg av midlertidighet. Nå har vi imidlertid sett at endringene har fungert såpass godt, at de kommer til å bli videreført for mange hundretusener av ansatte. Når noen forteller at de har vært “på jobb”, vil dette ikke lenger nødvendigvis bety med at de har forflyttet seg fysisk til et kontor, men at de ganske enkelt har utført arbeidsoppgavene sine. Og permanente endringer krever permanente tiltak.

En undersøkelse utført av McKinsey, i Kina, Frankrike, Tyskland, India, Japan, Mexico, Spania, Storbritannia og USA, viser at mer enn 20% av den totale arbeidsstokken kommer til å fortsette å jobbe 3-5 dager i uka borte fra kontoret. For arbeidsgivere betyr dette at tanken om midlertidighet må byttes ut, og hjemmekontoret må betraktes som en del av den totale arbeidsplassen. At de ansatte fjernjobber en stor del av uka, vil også få konsekvenser for den fremtidige utformingen av de tradisjonelle kontorlokalene, og at disse vil måtte fylle nye behov.

Slik blir fremtidens arbeidsplass:

Mer komplette hjemmekontor

Begrepet “arbeidsplass” må utvides, og omhandle alle former for fjernjobbing, enten det er hjemme, på hytta eller i et alternativt kontorfellesskap. Siden hjemmekontoret med stor overvekt kommer til å være dominerende, er det nødvendig å oppgradere dette med permanente løsninger som ivaretar den ansattes behov på en fullverdig måte.

Eksempler på dette er kontormøbler som sikrer en arbeidsstilling med god ergonomi. For mange vil dette i første omgang bety en stol med gode og mange nok innstillinger, som kan justeres i forhold til bordet. For de med nok plass vil det også innebære et justerbart arbeidsbord.

I tillegg kommer tekniske hjelpemidler som et funksjonelt og portabelt kamera, lydutstyr, skjermarm, håndstøtter med mer.

Vil du vite mer om dette, kan du lese om fremtidens hjemmekontor.

Digital kulturbygging, eller?

Bedrifter som lykkes har mange likhetstrekk, men en av de viktigste er at de har en god intern bedriftskultur. Dette innebærer alt fra kunnskapsdeling og samhandling, til at alle personlighetstyper blir sett og ivaretatt og at det sosiale miljøet er godt.

Dette vil i fremtiden kreve stor oppmerksomhet fra dagens ledere. En god kultur og et godt arbeidsmiljø er nemlig ikke noe man har, men noe man pleier og videreutvikler kontinuerlig.

Praten ved kaffemaskina lar seg vanskelig erstatte, men det å ha ikke-faglige sammenkomster på video er et godt verktøy for å holde teamet samlet. En digital “after work” kan også være et godt tiltak - for å gjøre noe sosiale og uformelt sammen med kollegene.

Det er også viktig å ikke glemme de fysiske møtene i alt det digitale. En reise eller en utflukt kan også være en god måte å både bygge og opprettholde en sterk bedriftskultur på.

Ny lederstil må adopteres

SINTEF har forsket på hvordan ledere har opplevd endringen til økt bruk av hjemmekontor, og kartlagt på hvilke områder dagens ledere må tilpasse seg det å være en leder på fremtidens arbeidsplass.

På et overordnet nivå slår SINTEF fast at lederne er den gruppen som i arbeidslivet har hatt størst utfordringer gjennom pandemien. Dette skyldes at tilgangen på informasjon og graden av kontroll på ansatte og prosesser har vært mye mindre enn de har vært vant til. Aller mest konsekvenser har den nye arbeidssituasjonen hatt for de som har forsøkt å opprettholde den samme graden av kontroll som tidligere.

Hvilken rolle skal så lederne ha?

I det fremtidige arbeidslivet må mange ledere anlegge en ny lederstil, for å klare å være en god leder. De som vil lykkes best, er de som klarer å gjøre seg selv “overflødige”, gjennom å i større grad gå fra kontroll til fasilitering av arbeidsteam.

I undersøkelsen - som er basert på 60 intervjuer fra fem store nordiske selskap, var dette de viktigste funnene:

  • Gode ledere skaper arenaer der ansatte kan bygge nettverk.
  • De hjelper til å utforme oppgaver slik at folk jobber sammen og ikke alene.
  • De griper inn når flaskehalser oppstår i nettverk.
  • De tilrettelegger for god teknologistøtte. Ulike oppgaver/samhandlingsmønstre krever ulik teknologi. Standardisering av teknologi blir derfor ofte feil. Noen vil ha video og felles dokumenter, andre foretrekker chatteverktøy og felles digitale tavler.
  • De kjenner nettverkene godt. Hvis ikke, kan de ta uheldige valg når de flytter folk ut – som at gruppen mister en medarbeiders nettverk.
  • De hjelper innleide inn i nettverk. Det hjelper ikke å ha verdens beste på et felt, hvis de blir sittende alene.

Behovet for kontoret endrer seg

Selv om fjernarbeid blir en del av den nye normalen, blir det fortsatt bruk for kontorlokaler. Den store forskjellen i fremtiden ligger i hva lokalene brukes til, og i hvilken grad, noe som også spiller inn på størrelsen. Mange bedrifter vil definitivt ha behov for mindre plass.

Med færre ansatte på kontoret, åpner det seg rom for å disponere kontorlokalene på nye måter. Behovet for en dedikert arbeidspult per ansatt, vil i stor grad bli historie. “Free seating” gjør at behovet for gode kontormøbler, som er enkle å tilpasse og sikrer god ergonomi for alle ansatte, blir større enn noen gang.

Siden mange av produksjonsoppgavene vil foregå andre steder, må kontoret i større grad tilrettelegges for fysiske kundemøter, interne (kreative) prosesser og rekreasjon. Sosiale soner vil derfor få et større fokus i fremtidens kontorlokaler.

Gode møterom, og gjerne også flere av dem - i kombinasjon med mindre arbeidsrom hvor flere kan sitte sammen - blir altså viktig. For å ivareta mulighetene for gode videomøter, vil mange ha et behov for å oppgradere det tekniske utstyret, som kamera og lydutstyr.

Fremtidens kontor & Trender

Hvordan vil fremtidens kontor se ut?

Fremtidens kontor & kaffe på jobben

Kaffepauser og power naps øker effektiviten

Digitale arbeidsplasser & Fremtidens kontor

Slik blir du en god digital leder

Fremtidens kontor & Hjemmekontor

Fremtidens hjemmekontor

Her er tips til gode kontormøbler og tekniske hjelpemidler du trenger for å jobbe optimalt og unngå helsemessige plager.

Fremtidens kontor

Fremtidens arbeidsplass

Her er våre tips til hvordan du tilpasninger både interiør og rutiner slik at ansatte føler seg trygge i forhold til skjerming og smitteoverføring.

Fremtidens kontor

Fremtidens kontorløsninger