Hvordan tilpasser du lyd- og bildeutstyr til møterommet?

Lyd- og bildeutstyr i et møterom er som dommeren under en fotballkamp; jo mindre du tenker over det, jo bedre er det. – Det skal være enkelt å koble seg på, enkelt å bruke, og lyd og bilde må være slik at du kommuniserer som om dere satt i samme rom. Da må du velge utstyr som er tilpasset møterommet, sier Andri Magnusson, lyd- og bildeansvarlig i Lindbak.


I en videokonferanse kan deltakerne sitte på alt fra hjemmekontor til store møterom. Kravet er uansett det samme: Det skal være godt å møtes, og akkurat som fotballdommeren bør være usynlig, skal verken møbler, belysning eller teknisk utstyr distrahere deg i jobben du gjør med dine kolleger.

Utstyr må tilpasses rommet

Hjernen vår er så genial at den «skrur ned» bakgrunnstøy, romklang og ekko, og lar deg fokusere på den stemmen du lytter til. Den justerer størrelsen på pupillene etter hvor mye lys det er på den du ser på, og den har til og med automatisk hvitbalanse.

- Når lyden kommer via en mikrofon klarer ikke hjernen skille stemmer fra støy like godt. Å snakke med en person som sitter tre meter unna deg, er ikke noe problem. Men hvis noen snakker i en enkel mikrofon på tre meters avstand i et vanlig rom, blir lyden håpløst dårlig. Det samme kan vi si om det visuelle. Med feil kamera, liten skjerm eller for dårlig lys i rommet gir det lite verdi å se skyggen av en kollega på videokonferanse. Derfor må du sørge for at utstyret og møterom er tilpasset hver andre, forklarer Andri Magnusson.

Magnusson påpeker at mikrofon og kamera ofte får for lite fokus.

- Vi blir opptatt av skjerm og høyttalere, fordi det er det vi ser og hører. Men vår mikrofon og vårt kamera er kjempeviktig for at de vi kommuniserer med skal få bra lyd og bilde!

Fra hjemmekontor til konferansesaler – hva bør du tenke på?

Hjemmekontor

Både du og arbeidsgiver tjener på at du har en god arbeidsplass hvis hjemmekontor er en del av hverdagen. Når det gjelder audiovisuelt utstyr er følgende viktig:

  • Med et godt, eksternt webkamera får de du har møte med både bedre bilde og som regel også bedre lyd, da den innebygde mikrofonen ofte er bedre enn den som sitter i maskinen din.
  • Husk at en mikrofon på webkameraet sitter rundt en halvmeter fra deg. Det kan bety fare for ekko og romklang og den vil også plukke opp bakgrunnsstøy. Bruk derfor gjerne headset eller ørepropper med egen mikrofon.
  • Er det mye bakgrunnstøy i rommet fra før av, enten det er fra en vifte, varmepumpe, trafikk utenfor eller andre familiemedlemmer som er hjemme, vurder et headset med egen mikrofon da den fanger opp mindre eller ingenting av bakgrunnstøyet.

Huddle Spaces («møtehjørner»)

Lindbak har satt fokus på de små møteplassene, møtehjørner eller såkalte «huddle spaces». Svært mange møter består av to til fire deltakere som på ingen måte trenger et stort møterom, det de trenger er ledig plass til samtaler på kort varsel, med teknisk utstyr til å inkludere kollegaer som ikke er på huset. En slik møteplass trenger ikke være et eget rom, men gjerne bare et hjørne eller område i kontorlandskapet, med en bord og en skjerm på veggen.

Husk at dere sitter nær kameraet, derfor må kameraet ha dekningsvinkel til å få med alle deltakere. Anbefalt vinkel er 120 eller 150 grader.

  • Med en interaktiv skjerm og rett programvare kan både dere på møteplassen og eksterne deltakere på videokonferanse dele presentasjoner eller til og med tegne på den samme «tavla».
  • Huddle Spaces er laget for raske møter, gjerne på kort varsel. Sørg derfor for at du kommer raskt i gang, for eksempel ved hjelp av trådløs tilkobling.
  • Mikrofoner bør plukke opp lyden fra møtedeltakerne, men ikke ha så lang rekkevidde at bakgrunnsstøy fra kontorlandskap fanges opp.

Mindre møterom

Et lite møterom skiller seg ikke så mye fra et huddle space, men med bedre plass og større bord, sitter de fleste lengre fra kameraet og skjermen.

  • Med et vanlig webkamera med 90 graders vinkel risikerer du at de som sitter nærmest ikke blir med i bildet. Dermed bør kameraet ofte ha 120 graders vinkel.
  • De innebygde høyttalerne har ikke veldig god lyd. Bruk gjerne en lydplanke med innebygd kamera og mikrofon. Denne har også ekkokansellering, slik at lyden blir bra selv om noen sitter lengre unna mikrofonen.
  • Er avstanden fra mikrofon til bakerste møtedeltaker to meter eller mer, få hjelp til å vurdere mikrofoner med lengre rekkevidde. De fleste standard mikrofoner har en begrenset rekkevidde.

Medium/større møterom

Størrelsen på rommet og avstand fra kamera til nærmeste og bakerste møtedeltaker er viktig for å kunne komme med konkrete råd om utstyr. Noen generelle tips:

  • Bør kameraet ha zoom og muligheter for bevegelighet? Forhåndsprogrammerte zoominnstillinger vil kunne gjøre møteopplevelsen bedre for de på «den andre siden», slik at de bedre ser den som snakker.
  • Er det nok med en mikrofon midt på bordet eller i taket, eller bør man sette opp flere mikrofoner? Rådfør deg med Lindbak om dette, da flere mikrofoner må settes opp riktig for å unngå ekko og forstyrrelser mellom mikrofonene.
  • Størrelse på skjerm kan også variere både basert på hvor langt unna bakerste møtedeltakere sitter, samt hvilken programmer man ønsker å vise frem. Powerpoint tåler for eksempel mindre skjerm enn Excel ark og hjemmesider. Bilder og videor tåler på samme måte mindre skjerm enn detaljerte kart og tegninger.

Se guiden på optimalisering av skjermstørrelse

Produkter som optimaliserer dine møter