Slik gjennomfører du et godt videomøte

- Sørg for at alt funker før møtestart. Ellers er det enkelt sagt de samme reglene som gjør både videomøter og fysiske møter gode; forbered deg godt, se hverandre i øynene og ikke snakk i munnen på hverandre, sier Andri Magnusson, lyd- og bildeansvarlig i Lindbak.

Men som med fysiske møter, krever videomøter noen rutiner av oss deltakere også. Her er noen tips.

Er du ansvarlig for møtet, sett i gang ti minutter før for å sjekke at lyd, bilde, programvare og dokumenter som du skal bruke er ok. Det er også du som møtearrangør som slipper inn de andre i videomøtet, sier Andri Magnusson, lyd- og bildeansvarlig i Lindbak.

• Har du eksterne mikrofoner, høyttalere og kamera, sjekk i innstillingene at riktige enheter er valgt.
• Sjekk at du har dokumentene du skal dele. Du kan også dele video på Teamsmøter, men her blir ikke lyden overført. Tenk derfor over om videoen gir mening uten lyd.
• Sjekk kamerabilde før oppstart.
  • Sjekk at du har lys i ansiktet, og sitt ikke med ryggen mot et vindu eller sterke lamper. Med baklys vil ansiktet ditt automatisk bli for mørkt.
  • Bruker du kamera på en liten laptop på hjemmekontoret, sett gjerne maskina på en boks eller noen bøker. Det ser bedre ut hvis du ser rett inn i kameraet enn hvis du blir sittende og se på de andre ovenfra og ned.
  • Spesielt hvis du er på hjemmekontor, kan det også være greit å sjekke bakgrunnen. Er det et eksternt møte er både du og veggen bak deg en representant for bedriften din.
  • Teams har muligheter for å endre skjermbildet, for eksempel ved å gjøre bakgrunnen uskarp. Dette funker helt greit, men kan også være forstyrrende, for eksempel hvis du har på deg headset. Da «forsvinner» headsettet ut i den uskarpe delen av bildet.

Se gjerne inn i kameraet, spesielt når du snakker. Øyekontakt for å bygge tillit er like viktig på videomøter som når vi snakker ansikt til ansikt.

• Ha kameraet på, med mindre du har særlige grunner for å slå det av. Det er vanskelig å snakke med folk når man ikke er helt sikker på om vedkommende er til stede.
• Ha «lyddisiplin».
  • Ha alltid mikrofonen din mutet når du ikke snakker.
  • Ikke ha mobilen din liggende på bordet hvis du har den på vibrasjon. Den lyden forplanter seg via bordplate til mikrofon og er forstyrrende og ubehagelig for de andre møtedeltakerne.
  • Det er sjelden høflig å snakke i munnen på hver andre, men på videomøter blir det ekstra problematisk, på grunn av den lille forsinkelsen mellom deltakerne. Vent til andre er ferdige før du tar ordet. Teams har nylig lagt til en ny funksjon hvor man kan rekke opp hånden. Denne kan være nyttig i denne sammenhengen, spesielt hvis møtedeltakerne er mange
  • Bruk gjerne chat-feltet hvis du har korte spørsmål eller kommentarer. Da kan møteleder ta det med eller gi deg ordet hvis de har spørsmål eller kommentarer. Det kan også brukes som «håndsopprekning»: Skriv navnet ditt når du vil si noe, og møteleder gir deg ordet når det blir din tur.

- Å bli trygg på videomøter er en vanesak. Mange erfarer at den ekstra disiplinen som må til for å få en god videokonferanse, gjør møtene svært effektive. I tillegg kan du altså gjøre akkurat det samme på en digital plattform som i et møterom med riktig valg av teknologi. Er du for eksempel fan av en god, gammel flip over, kan du faktisk få roterbare, digitale tavler som kan tegnes på i en idedugnad og lagres. Slik kan du bruke velprøvde arbeidsmetoder også i digitale kanaler, sier Andri Magnusson i Lindbak.