Seks tips til hvordan du utnytter Teams

- Legg lista høyere enn bare å få Teams til å virke. Får du det beste ut av dette verktøyet, oppnår du både effektive prosesser med færre unødvendige fellesmailer og dokumenter som flyter rundt i systemet, sier Mats Thorvaldsen, daglig leder i Lindbak IT.

Med koronakrisen ble videokonferanser med verktøy som Teams høyaktuelt for mange bedrifter. Men Teams ble ikke oppfunnet for å hjelpe folk på hjemmekontor i koronakrisa, men fordi det kan bidra til effektivt samarbeid, korona eller ikke.

Det å komme i gang er en overkommelig oppgave, om du bruker instruksjonsvideoer fra Microsoft eller om du ber oss i Lindbak IT om hjelp. Tar du med deg disse seks tipsene, har du i tillegg et godt utgangspunkt for å få maksimal nytte ut av Teams.

1. Opprett gjerne et testteam

Siden noen trenger å øve og noen allerede er erfarne, opprett gjerne et testteam med hele bedriften som medlemmer. Her kan bedriftens ansatte prøve chat, opprette og redigere dokumenter og tilpasse teamet på sin PC.

2. Tilpass team og kanaler

De fleste har mer enn nok mail og møter å forholde seg til. Derfor innkaller vi selvsagt bare de som må være med på det aktuelle møtet. Sørg for å gjøre det samme i Teams. Her kan du opprette flere team med deltakere avhengig av hvilket prosjekt eller tema det er snakk om. Dermed er dine kolleger med i bare de teamene de trenger, verken flere eller færre.

Et team kan dermed være hele avdelingen, en gruppe som jobber med samme fagområde på tvers av avdelinger, eller en midlertidig prosjektgruppe.

I teamet vil du også kunne opprette flere kanaler. I tillegg til en generell som alle teamets medlemmer har tilgang på, kan du bestemme hvem som har tilgang til eventuelle andre kanaler du oppretter. Se hvordan du får oversikt over team og kanaler.

3. Lagre dokumenter og bruk chatten i teamet

Bruk gjerne Teams som fast system for lagring av dokumenter. Her kan du både tilpasse og kontrollere tilgang til ulike dokumenter, ut fra hvem som er medlem i de ulike team. Da slipper du også ha ulike versjoner av ett dokument flytende rundt i systemene, da alle kan jobbe etter tur på det samme dokumentet.

Ved å bruke chatten i Teams kan du også nå kun de kollegene som trenger å få meldingen, nemlig de som er medlem i det aktuelle teamet. De enkelte team kan for øvrig settes som åpent eller privat. Ha gjerne åpne team som standard og sett de til privat hvis informasjonen i teamet er hemmelig for andre kolleger.

NB! Husk å ha et system for sikkerhetskopi! Teams har i utgangspunktet ikke en fullverdig backup-løsning.

4. Tilpass ditt virtuelle arbeidsrom

Sørg for å ha enkel tilgang til de teamene du bruker mest ved å velge hvilke som skal være øverst. Det gjør du enkelt ved drag and drop. Hvis det er team du sjelden bruker, kan du legge disse nederst eller til og med skjule de. Det gjør du ved å høyreklikke på teamet og velge «skjul»/»hide», avhengig av norsk eller engelsk versjon.

5. Opprett team og inviter ved behov, men være enige om kjøreregler

Sørg for at bedriften har kontroll på og felles kjøreregler for opprettelsen av Teams. Med tydelige rammer, bruker du teamene i tråd med virksomhetens behov. Og du unngår at de ansatte må forholde seg til ulik praksis i ulike team. 

• Opprett gjerne team når du trenger å samle en gruppe som ikke dekkes av et annet team.
• Men sørg også for å ha rutiner på hvor ofte dere rydder og sletter team som ikke er aktuelle.
• Trenger dere felles policy på om eksterne deltakere kan inviteres i teamet som gjest?
• Ha felles rutiner for hvordan chat, fillagring m.m. brukes.
• Ha felles møtedisiplin for alle team. Ved mange deltakere, kan det være en ide å ha mikrofonen mutet når du ikke snakker, og tegne seg på «talerlista» ved å skrive navnet sitt i chatten. Mutet mikrofon er spesielt viktig ved hjemmekontor da alt fra barn til undulater og snekkere romsterer i bakgrunnen.

6. Husk det sosiale

- De fem første tipsene gjelder uansett korona eller ikke. Det å være passe sosial ved å møtes i lunsjen og til en kaffepause går stort sett av seg sjøl under normale forhold. Men for de bedriftene som har sine ansatte på hjemmekontor, bør spesielt du som bedriftsleder ta initiativ til de uformelle samtalene innimellom. La folk snakke tull i innledningen av et teamsmøte før du setter møtet og går over til møtedisiplin, eller ta kaffepausa over Teams, foreslår Mats Thorvaldsen.