Smidig kontorflytting fra Lindbak

Når kontoret skal flyttes er det viktig å unngå produksjonsstans og å innrede de nye lokalene optimalt, slik at de ansatte kan gjenoppta produktiviteten så effektivt som mulig. Og det er akkurat det Lindbak Kontorflytting handler om; smidige og effektive flytteprosesser hvor alt er ivaretatt.

Kontorflytting – en omfattende prosess

Flytting av et helt kontor - enten det er til et nytt bygg eller til en ny etasje - er en krevende prosess som omfatter mange små og store operasjoner.

Internettilgangen må være pålitelig fra første dag, og kaffemaskina må være fylt på slik at de ansatte får morgenkaffen sin til den første arbeidsøkta.

Innimellom dette skal kontorrekvisita og annet utstyr pakkes ned og opp, servere og printere skal kobles opp og kontormøblene skal plasseres hensiktsmessig, slik at komforten og produktiviteten også er til stede fra første dag.

Hvis bedriftens ansatte skal gjøre dette selv, kan det stjele uhensiktsmessig mye tid. Særlig gjelder dette de oppgavene som handler om oppkobling av teknisk utstyr. Det kan også fort bli slik at du undervurderer de faktorene man gjerne ikke tenker på - eller merker konsekvensen av - før man har «bodd seg inn», som ventilasjon og lydforhold.

I tillegg er det å flytte kontor også en glimrende mulighet til å redefinere bruken av lokalene. Pandemien har endret måten mange bruker kontoret på, og dermed kommer også behovet for å fylle lokalene med andre fasiliteter enn det som tradisjonelt sett har vært vanlig. Dette understøttes også i SINTEFs rapport om «Kontorbyggets bruk», som blant annet peker på at flytting av kontor kan være en katalysator for utvikling og oppdatering av hele organisasjonen.

Mens mye av den daglige produksjonen i mye større grad enn tidligere vil foregå på hjemmekontor, vil kontorlokalene for mange bli et sted for kreativt arbeid, samhandling og møter med kunder. Dette må du også ta høyde for når du skal flytte kontor.

Etterstreber du å kopiere de gamle lokalene basert på gamle rutiner, kan du fort ende opp med et kontor som er utdatert i utforming. Dette vil også gjøre det utfordrende å utføre den totale mengden arbeidsoppgaver på en optimal måte.

Se filmen fra Sticos sin flytteprosess her:

Vi tenker på alt – så du slipper

Som forhandler av kontormøbler og utstyr til kontoret, har vi i Lindbak førstehånds kjennskap til mulighetsrommet når nye lokaler skal innredes. Vi vet også hva som gjør det godt å jobbe, og kan være en faglig rådgiver på utformingen av lokalene, slik at de blir optimale for både dagens og fremtidens ansatte, og de mange ulike arbeidsoppgavene som skal utføres.

Vi har vært med i utallige planleggingsprosesser for nye kontorlokaler, og har også vårt eget flyttebyrå, som har kontorflytting på agendaen hver eneste arbeidsdag.

Det betyr at våre prosjektledere, flyttefolk og montører kan bistå deg i hele prosessen, fra planlegging, tilrettelegging og utforming av de nye lokalene, til selve gjennomføringen.

Skal du bare pusse opp de eksisterende lokalene, men trenger at alt tømmes og settes opp på nytt, har vi også egne lagerlokaler hvor vi kan mellomlagre hele kontoret, fra stort til smått. Du får da selvfølgelig den samme bistanden som om du skulle flyttet; i form av at vi pakker, transporterer til og fra lageret, og kobler alt opp igjen i de nyoppussede lokalene.

Miljøaspekt og gjenbruk

I løpet av en slik prosess blir det gjerne også en del utstyr og møbler som ikke trengs eller ønskes med videre til de nye lokalene. Det kan være at de rett og slett er utdatert eller at dere ikke har bruk for dem lenger. Da tar vi oss av dette, og ser på om møblene kan settes i stand igjen for å brukes av noen andre, eller om de skal miljøsorteres slik at materialene kan brukes i nye kontormøbler.

En del utstyr og materialer bør håndteres i henhold til miljø- og sikkerhetsforskrifter, og i så fall tar vi oss selvfølgelig også av dette.

Smarte råd for en god flytteprosess

Selv om du benytter deg av ekstern kompetanse i prosessen, er det mange gode forberedelser du kan gjøre selv, for at både prosessen i seg selv og tilværelsen i de nye lokalene skal bli så bra som mulig:

1. Kartlegg hvordan de ansatte bruker dagens lokaler

Gjennom både observasjon og samtaler med de ansatte, får du et godt bilde av hvordan dagens lokaler brukes, og hva slags behov de ansatte har for å utføre jobben sin på best mulig måte. Ofte oppdager man at lokalene ikke samsvarer med behovet, noe som er viktig å avdekke så tidlig som mulig i flytteprosessen.

2. Involver de ansatte i prosessen

Som leder kan det kanskje være lett å tenke at du skal skåne de ansatte mest mulig i prosessen, og gjøre mest mulig selv. Da kan du imidlertid også gå glipp av veldig mange gode innspill. Dersom alle tas med på råd, øker sjansen for at de nye lokalene blir utformet slik at de ansatte trives.

3. La en av de ansatte bli ansvarlig for prosessen internt

I en flytteprosess kan det bli mange kommunikasjonslinjer og mange spørsmål som skal besvares, både internt og eksternt. Da kan det være lurt å involvere en sentral person blant de ansatte, som får et ekstra koordineringsansvar. Slik sikrer du at informasjonen går gjennom et fast ledd, og gjør det også lettere for de ansatte å få formidlet sine ønsker og behov.

4. Gjennomgå alt av kontrakter og avtaler

Det er kjedelig å betale dobbelt for tjenester andre leverer. I god tid bør du derfor ta en gjennomgang av alle avtaler som følger med de eksisterende lokalene, og de du har behov for i de nye lokalene, slik som strøm, bredbånd og lignende. Sørger du for å si opp og opprette avtaler i henhold til avtaler og vilkår, bør det la seg gjøre å avvikle flyttingen uten å betale for samme tjeneste til flere aktører samtidig.

5. Tenk fem år frem i tid

Noe av det kjedeligste man kan oppleve etter å ha flyttet til nye lokaler, er å oppdage at man ikke har tenkt langt nok fram i tid, og dermed også ikke tilpasset de nye lokalene med tanke på vekst. Gjennomgå ulike scenarioer med sentrale personer i virksomheten, og legg en plan for hvordan dere kan opprettholde produktiviteten og trivselen selv med flere ansatte i lokalene.

6. Behold, gjenbruk eller kast?

Når alt i utgangspunktet skal pakkes ned, flyttes og pakkes opp, får man ofte også et veldig bevisst forhold til hva som faktisk er nødvendig å ha med videre. Ikke rent sjelden ser vi at utstyr som er plassert på et lager, og ting hver enkelt ansatt oppbevarer på sitt eget kontor/kontorplass, gjerne burde vært kastet for lengst. Det er derfor på sin plass å ta en kritisk gjennomgang av både møbler og utstyr, med tanke på hva som skal beholdes, leveres for gjenbruk eller kastes.

7. Etabler en langsiktig miljøprofil

Stadig flere bedrifter ønsker å ta et aktivt miljøansvar, noe som enklest gjøres i forbindelse med anskaffelser og avhendinger. En flytteprosess er en glimrende mulighet til å etablere en ekstra bevissthet rundt hva som skal kjøpes og kastes, og en langsiktig policy for hvordan bedriften kan senke det generelle forbruket.

Ønsker du også å benytte deg av en slik tjeneste? Med tjenesten LINDBAK kontorflytting hjelper vi deg gjennom hele flytteprosessen, med alt fra planlegging og tilrettelegging til gjennomføring. Våre erfarne montører har stor kompetanse, og bryr seg om både kontormøblene og kontorutstyret ditt.

I Lindbak jobber vi hver dag for å minske miljøavtrykket etter varene vi selger og håndterer for kundene våre. Med tjenestekonseptet vårt SMIDIG KONTOR, ivaretar vi møblenes livsløp på best mulig, med alt fra nysalg og gjenbruk til re-design og miljøsortering.